Foglalkoztató által létrehozott belső visszaélés-bejelentési rendszer gyakorlati kérdései

2023. július 24-én hatályba lépett a panaszokról, a közérdekű bejelentésekről, valamint a visszaélések bejelentésével összefüggő szabályokról szóló 2023. évi XXV. törvény („Panasztv.”), amely kötelezővé teszi belső visszaélés-bejelentési rendszer létrehozását és működtetését meghatározott foglalkoztatók számára. A minimum 50 főt, de legfeljebb 249 főt foglalkoztatók esetében a Panasztv. 2023. december 17-től hatályos, kivéve azon foglalkoztatókat, akiket a foglalkoztatotti létszámtól függetlenül terhel a kötelezettség.

A régi panasztörvény hasonló rendelkezéseket tartalmazott „munkáltatói visszaélés-bejelentési rendszer” címszó alatt, ám az akkor önkéntes lehetőség volt. Nagyvállalatoknál ez nem újdonság, viszont az új rendelkezések számos olyan vállalkozást is érintenek, amelyeknek eddig nem kellett ezzel foglalkozniuk.

A Panasztv. szerint a szabályok megsértése esetén sem bírság, sem tevékenységtől eltiltás nem alkalmazható; a foglalkoztatás-felügyeleti hatóság kizárólag figyelmeztetést tud kiszabni. Ennek ellenére érdemes a rendszert kiépíteni: a jogszerű és prudens működés pozitív értékként jelenik meg a partnerek és a hitelezők — köztük a bankok — szemében, és hosszú távon segítheti a cég üzleti eredményének és értékének növelését. Nagyvállalatoknál, különösen külföldi tulajdonú cégeknél, a rendszer plusz eszköz a korrupció megelőzésére, és a bűncselekmény, adócsalás, munkajogi jogsértés minél korábbi feltárását szolgálja.

Mivel a Panasztv. anyagi jogi kötelezettséget ír elő, elméletileg a bejelentési jogában korlátozott személy perelhet a mulasztó foglalkoztatóval szemben. Kevés per várható, de vesztes ügyben a foglalkoztató viseli a perköltséget, és végrehajtási eljárásban a bíróság őt és vezető tisztségviselőjét is 500 000 Ft-ig terjedő, ismételten kiszabható pénzbírsággal sújthatja.

Kinek kell belső visszaélés-bejelentési rendszert létrehoznia?

A törvényi definíció szerint foglalkoztató az, aki természetes személyt foglalkoztatásra irányuló jogviszony keretében foglalkoztat — ideértve a megbízási vagy vállalkozási keretben, ellenérték fejében végzett tevékenységet is. Főszabályként a rendszer létrehozása azokat a foglalkoztatókat terheli, amelyek legalább 50 személyt foglalkoztatnak; a következő esetekben a létszámtól függetlenül kötelező:

• A 2017. évi LIII. törvény 1. § (1) és (1a) bekezdése hatálya alá tartozó foglalkoztatók (hitelintézetek, pénzügyi szolgáltatók, ügyvédek, ügyvédi irodák, könyvvizsgálók, könyvelők, adótanácsadók, ingatlanügyleteket végzők, valamint hárommillió forintot elérő készpénzfizetést elfogadó árukereskedők).
• Magyarországon bejegyzett, EU-n kívül tengeri olaj- és gázipari tevékenységet folytató foglalkoztatók.
• A 376/2014/EU rendelet hatálya alá tartozó, polgári légi közlekedési eseményekhez kapcsolódó foglalkoztatók.
• Magyarország területén tartózkodó úszólétesítmények üzemeltetői.

A legfeljebb 249 személyt foglalkoztatók a rendszert közösen, illetve az erre jogosult más foglalkoztatóval együtt is létrehozhatják. A Panasztv. megengedi a rendszer önkéntes létrehozását is.

Mi a rendszer célja?

A rendszerben jogellenes vagy jogellenesnek feltételezett cselekményre, mulasztásra, illetve egyéb visszaélésre vonatkozó információ jelenthető be. Ha a foglalkoztató a munka törvénykönyvével összhangban a közérdeket vagy nyomós magánérdeket védő magatartási szabályokat állapít meg, ezek megsértése is bejelenthető.

Ki tehet bejelentést?

Gyakorlatilag mindenki, aki a foglalkoztatóval valamilyen formában szerződéses kapcsolatban áll, állt vagy szerződéses kapcsolatot kíván létesíteni — jelenlegi és korábbi foglalkoztatottak; álláspályázók, akiknél az eljárás megkezdődött; szerződéses egyéni vállalkozók, egyéni cégek; tulajdonosok és testületi tagok (a nem ügyvezető tagot is beleértve); vállalkozók, alvállalkozók, beszállítók és az ő felügyeletük alá tartozók; gyakornokok és önkéntesek; illetve analóg leendő vagy megszűnt jogviszonyban álló személyek.

Ki működteti a rendszert?

Főszabályként a foglalkoztatónál kijelölt, pártatlan személy vagy szervezeti egység működteti. A pártatlanság a gyakorlatban nehezen biztosítható, mivel a kijelölt személy a szervezet része; ezért belső szabályzatban célszerű rögzíteni a garanciákat. Alternatívaként bejelentővédelmi ügyvéd vagy más külső szervezet is megbízható. Nem lehet bejelentővédelmi ügyvéd az, aki a szerződéskötést megelőző öt évben egyéb jogi tevékenységet végzett a foglalkoztató részére.

Hogyan lehet bejelentést tenni?

A bejelentés írásban vagy szóban tehető (telefonon, hangüzenetküldő rendszeren vagy személyesen). Rögzített telefonvonal használata esetén a működtető a szóbeli bejelentést — a megfelelő adatvédelmi tájékoztatást követően — tartós, visszakereshető formában rögzíti, vagy írásba foglalja és a bejelentőnek ellenőrzésre, helyesbítésre, aláírással történő elfogadásra másodpéldányban átadja. Rögzítés hiányában a szóbeli bejelentést írásba kell foglalni. A működtető teljes és pontos jegyzőkönyvet készít, és felhívja a bejelentő figyelmét a rosszhiszemű bejelentés következményeire, az eljárási szabályokra és arra, hogy személyazonossága bizalmasan kezelt.

Írásbeli bejelentés esetén a működtető hét napon belül visszaigazolást küld a bejelentőnek az eljárási és adatkezelési szabályokról szóló általános tájékoztatással. Egyértelműen írásbeli a legalább fokozott biztonságú elektronikus aláírással (pl. AVDH) ellátott dokumentum. A Ptk. 6:7. § (3) bekezdése alapján álláspontom szerint a bejelentő által aláírt és bescannelt bejelentés e-mailen történő továbbítása is írásbelinek tekinthető, ehhez azonban még nem alakult ki egyértelmű bírói gyakorlat. Ha a foglalkoztató elfogadja és érdemben kivizsgálja az e-mailen tett bejelentéseket, ez önkéntes eltérés, amely nem okoz jogsérelmet.

Hogyan zajlik a bejelentések kivizsgálása?

A működtető a bejelentést a legrövidebb időn belül, de legfeljebb 30 napon belül kivizsgálja. A vizsgálatban bejelentővédelmi ügyvéd vagy más külső szervezet is közreműködhet; rájuk az ügyvédre vonatkozó összeférhetetlenségi és pártatlansági szabályok érvényesek. A vizsgálat során a működtető kapcsolatot tart a bejelentővel, és felhívhatja a bejelentés kiegészítésére vagy pontosítására.

A vizsgálat mellőzhető, ha:

1. 01a bejelentést azonosíthatatlan bejelentő tette;
2. 02a bejelentés nem a Panasztv. szerint erre jogosult személytől származik;
3. 03a bejelentés ugyanazon bejelentő ismételt, azonos tartalmú bejelentése; vagy
4. 04a közérdek vagy nyomós magánérdek sérelme nem állna arányban a bejelentésben érintett természetes vagy jogi személy jogainak korlátozásával, amely a vizsgálatból következne.

A vizsgálat értékeli a körülmények helytállóságát, és szükség esetén megfelelő intézkedéseket hoz. Ha büntetőeljárás indokolt, intézkedni kell a feljelentés megtételéről. A döntéshozók felé történő tájékoztatás rendjét belső szabályzatban célszerű rögzíteni. A működtető a vizsgálat eredményéről vagy annak mellőzéséről és a megtett/tervezett intézkedésekről írásban tájékoztatja a bejelentőt.

Hogyan találják meg a bejelentők a rendszert?

Hogy a rendszer ne csak formális legyen, a Panasztv. előírja, hogy a működtető világos és könnyen hozzáférhető információt nyújtson a rendszer működéséről, a bejelentési eljárásról és a törvény szerinti egyéb bejelentési lehetőségekről. Legcélszerűbb, ha a vállalat a weboldalán teszi elérhetővé ezeket az információkat.

Adatvédelmi rendelkezések

A rendszer új adatkezelési tevékenységet keletkeztet a foglalkoztatónál, így annak működtetése előtt frissíteni kell az adatkezelési nyilvántartást és a vonatkozó tájékoztatót. A bejelentőnek, az érintett személynek és annak, aki érdemi információval bír, kizárólag a bejelentés kivizsgálásához elengedhetetlenül szükséges személyes adatai kezelhetők, csak a vizsgálat és a magatartás orvoslása céljából, és csak a bejelentővédelmi ügyvéd, illetve külső szervezet részére továbbíthatók. E szervezet adatfeldolgozói minőségben jár el, így adatfeldolgozási szerződés is szükséges. A nem elengedhetetlen adatokat haladéktalanul törölni kell.

Ha a bejelentés alapján a foglalkoztató jogi eljárást kezdeményez, a kezelt adatok csak a hatáskörrel rendelkező szerv részére adhatók át, ha az erre jogszabály alapján jogosult, vagy a bejelentő hozzájárult. A bejelentő adatai hozzájárulás nélkül nem hozhatók nyilvánosságra. Rosszhiszemű, valótlan bejelentés esetén, ha bűncselekmény vagy szabálysértés gyanúja merül fel, a bejelentő adatait az eljárás lefolytatására jogosult szerv részére át kell adni. Harmadik országba vagy nemzetközi szervezet részére csak jogi kötelezettségvállalás és megfelelő adatvédelmi biztosítékok mellett történhet adattovábbítás.

A bejelentésben érintett személyek védelme

A rendszert úgy kell kialakítani, hogy a személyazonosságát felfedő bejelentő és az érintett személyes adatait az arra jogosultakon kívül más ne ismerhesse meg. A vizsgálatot végzők csak a feltétlenül szükséges mértékben oszthatják meg az információkat a foglalkoztató más szervezeti egységével. Az érintetteket a szabályzat szerint tájékoztatni kell a bejelentésről és a vizsgálatról; a tisztességes eljárás követelményének megfelelően biztosítani kell, hogy az érintett — akár jogi képviselő útján — kifejthesse álláspontját és bizonyítékokkal támaszthassa alá azt. Kivételes, indokolt esetben a tájékoztatás később is megtörténhet.

A Panasztv. jogellenesnek minősít minden olyan, a bejelentőre nézve hátrányos intézkedést, amelyre a bejelentés jogszerű megtétele miatt kerül sor, még akkor is, ha az egyébként jogszerű lenne. Ide tartozik különösen:

• felfüggesztés, csoportos létszámcsökkentés, felmondás vagy azzal egyenértékű intézkedés;
• lefokozás vagy az előléptetés megtagadása;
• a munkaköri feladatok átruházása, munkavégzés helyének megváltoztatása, bércsökkentés, munkaidő megváltoztatása;
• képzés megtagadása;
• negatív teljesítményértékelés vagy munkareferencia;
• a foglalkoztatási jogviszonyra vonatkozó jog szerinti bármely hátrányos jogkövetkezmény (fegyelmi intézkedés, megrovás, pénzügyi szankció);
• kényszerítés, megfélemlítés, zaklatás vagy kiközösítés;
• hátrányos megkülönböztetés, hátrányos vagy tisztességtelen bánásmód;
• határozott idejű jogviszony határozatlanná alakításának elmulasztása, ha a foglalkoztatott jogszerű elvárása az volt;
• határozott idejű munkaszerződés megújításának elmulasztása vagy idő előtti megszüntetése;
• károkozás, ideértve a jóhírnév sérelmét, üzleti lehetőség és bevétel elvesztését;
• olyan intézkedés, amely miatt az érintett a jövőben nem tud jogviszonyt létesíteni az adott ágazatban;
• egészségügyi alkalmassági vizsgálat előírása;
• áru- vagy szolgáltatási szerződés idő előtti megszüntetése, felmondása;
• engedély visszavonása.

Az ilyen ügyekben — ha a bejelentő igazolja a bejelentés jogszerűségét — vélelmezni kell, hogy a hátrányos intézkedést a bejelentés miatt tették; a bizonyítás terhe a hátrányos intézkedést hozó személyt terheli. A bejelentő tulajdonában lévő, vagy vele jogviszonyban álló jogalany sérelmére hozott hátrányos intézkedés is jogellenes. Jogszerű bejelentés esetén a bejelentő nem tekinthető titoktartási kötelezettséget megszegőnek és a bejelentésben szereplő információk megszerzéséért sem felel, ha alappal feltételezte, hogy a bejelentés szükséges volt a körülmények feltárásához (kivéve, ha az információszerzés bűncselekmény volt).

Az állam a bejelentő részére a 2003. évi LXXX. törvény szerinti jogi segítségnyújtást biztosítja, valamint tájékoztatást és tanácsadást a bejelentőket illető jogokról, kötelezettségekről és jogorvoslatokról. A védelem — a jogi segítségnyújtás kivételével — nem illeti meg a bejelentőt, ha a bejelentéssel minősített adatok védelmére, orvosi vagy ügyvédi titokra, egyházi hivatásbeli titokra, bírói ítélkezéssel kapcsolatos titokra, büntetőeljárási adatkezelési szabályokra, vagy rendvédelmi/nemzetbiztonsági/NAV-szabályokra vonatkozó rendelkezéseket megsért.

Az érintett foglalkoztatók legfontosabb teendői

Meg kell vizsgálni, hogy a foglalkoztató a Panasztv. hatálya alá tartozik-e, és ha igen, létre kell-e hoznia rendszert. Ahol már működik etikai vagy más belső bejelentési rendszer, azt kell mérlegelni, mennyire felel meg az új előírásoknak. Ha rendszert kell létrehozni, el kell dönteni, hogy szervezeten belül vagy külső személy — különösen bejelentővédelmi ügyvéd — közreműködésével valósul meg. Ezzel párhuzamosan meg kell alkotni a belső szabályzatot, kijelölni a felelős személyeket, biztosítani a bejelentési elérhetőségek megvalósítását, és — szükség szerint — gondoskodni a képzésekről. Mivel új adatkezelési tevékenységről van szó, módosítani kell az adatkezelési nyilvántartást, a tájékoztatót vagy szabályzatot, illetve külső szervezet bevonása esetén adatfeldolgozási megállapodásra is szükség van.

2023. november 16. — Dr. Puskás Zoltán, ügyvéd